Ako synchronizovať kategórie e-mailov Outlook.com s Outlookom 2013

Mnohí z nás, ktorí používajú Outlook.com, tiež radi využívajú synchronizáciu s aplikáciou Outlook 2013 (známa aj ako desktopová aplikácia Outlook) na prístup k náš e-mail prostredníctvom tejto aplikácie balíka Office.

Bohužiaľ, táto synchronizácia má určité obmedzenia a slabé stránky. Najviac som si všimol, že v predvolenom nastavení e-mailové kategórie zobrazené na Outlook.com nie sú synchronizované (kategórie Outlooku sú ekvivalentné štítkov Gmailu). Pri prieskume som však našiel riešenie, ktoré umožňuje áno vidíme v programe Outlook 2013 kategórie priradené ku každému e-mailuTento príspevok vysvetľuje, ako to krok za krokom implementovať.

Ako fungujú kategórie programu Outlook

V prvom rade si myslím, že je dobré vysvetliť, aké sú zvláštnosti Outlooku, ktoré nás vedú k tomuto problému, no zároveň si nechať otvorené dvere pre riešenie (hoci ak chcete, aby ste môžete posúvať a prejsť priamo na kroky riešenia).

"

Keď sme začali používať Outlook.com (webmail), zistili sme, že predvolene už existuje niekoľko kategórií a filtrov , ktoré pracovať bez toho, aby sme museli čokoľvek konfigurovať. Medzi týmito predvolenými kategóriami nájdeme nasledujúce:"

• Sociálne aktualizácie: Skupinové e-maily z Twitteru. Facebook, LinkedIn a podobne
• Newsletter: je priradený reklamným alebo informačným bulletinom od spoločností
• Skupiny: je priradené ku všetkým e-mailom z distribučných zoznamov, ako sú Skupiny Google)
• Dokumenty alebo fotografie: sú priradené podľa príloh obsiahnutých v e-mailoch
• Aktualizácie zásielky: E-maily na sledovanie zásielok skupiny produktov

E-maily sa k týmto a ďalším kategóriám priraďujú pomocou štandardne dodávaných filtrov, ktoré nemôžeme upravovať a ani nevieme, aké sú pravidlá. Môžeme však vytvoriť nové filtre, ktoré priradia e-maily k týmto kategóriám. Ak napríklad zistíme, že v kategórii Sociálne aktualizácie chýbajú e-maily z Pinterestu, je možné nové pravidlo, aby sa takéto e-maily priradili do tejto kategórie.

Je tiež možné vytvárať nové kategórie, pre ktoré môžete vytvárať ich zodpovedajúce filtre a pravidlá a tiež je možné označte manuálne e-maily a priraďte im kategóriu, či už natívnu alebo vytvorenú používateľom.

"

Keď tu raz pristupujeme k Outlook.com cez Outlook 2013 a vytvorili sme nejaké kategórie používateľov>, zobrazuje sa druhá možnosť (a iba tá druhá), ale v obmedzenom spôsob . Kategórie v Outlooku 2013 majú farby a umožňujú vám vykonávať akcie vyhľadávania, ale tieto na prvý pohľad synchronizované kategórie nie. Zobrazí sa iba bezfarebný blok s názvom kategórie."

"

Čo by sa stalo, keby sme v programe Outlook 2013 vytvorili kategóriu s presne rovnakým názvom a priradili jej farbu? Odpoveď je, že funguje pre naše účely. Po vytvorení ekvivalentnej kategórie sa všetky e-maily Outlook.com s menovkou s týmto názvom zobrazia v programe Outlook 2013 s dvojitou kategóriou>"

Problém, ktorý teraz musíme vyriešiť, je čo robiť, aby boli synchronizované aj natívne kategórie. Tu je návod, ako to vyriešiť a dosiahnuť úplnú synchronizáciu.

"Prvý krok: Preveďte všetky kategórie natívneho Outlooku na kategórie používateľov"

"

Ako bolo vysvetlené vyššie, informácie z manuálne vytvorených kategórií sú už dostupné v Outlooku pre stolné počítače, ale nie z natívnych značiek, ktoré Microsoft štandardne obsahuje vo svojej webovej pošte. Aby sme to vyriešili, musíme previesť tieto kategórie na kategórie používateľov"

To môžeme dosiahnuť vytvorením filtra/pravidla s nasledujúcou štruktúrou:

"

Na vytvorenie pravidla musíme kliknúť na tlačidlo možností v pravom hornom rohu, vybrať Spravovať pravidlá>"

"

Toto sa musí opakovať pre všetky natívne kategórie, ktoré chceme, aby sa zobrazovali v programe Outlook 2013. V ideálnom prípade kategória používateľa> "

"

Akonáhle to bude hotové, pravdepodobne budeme chcieť skryť pôvodné natívne kategórie, aby sme nemali zoznam značiek plný s duplikátmi. Môžeme to urobiť na paneli Spravovať kategórie>"

Týmto sa zbavíme nutnosti vidieť duplicitné kategórie a zároveň môžeme pracovať len s kategóriami, ktoré je možné synchronizovať s pracovnou plochou. Na dokončenie triku však potrebujeme ešte jeden krok.

Druhý krok: Vytvorte v Outlooku 2013 ekvivalentnú kategóriu pre každú kategóriu Outlook.com

Teraz musíme vytvoriť ekvivalenty v programe Outlook 2013. Na to musíme prejsť do okna Kategórie (karta Domov > Kategorizovať > Všetky kategórie) a vytvoriť nový kategórie, ktoré majú presne rovnaký názov ako menovky Outlook.com, ktoré chceme synchronizovať. Ak je rozdiel 1 znak, Outlook sa nezhoduje medzi menovkou pochádzajúcou zo servera a menovkou, ktorú sme práve vytvorili, takže si musíte robiť starosti so zhodou mien.

Každému potom priradíme farbu a ak chceme aj klávesovú skratku a je to! , všetky e-maily Outlook.com, ktoré sa odteraz synchronizujú, budú obsahovať príslušnú kategóriu alebo farebný štítok. Najlepšie zo všetkého je, že ide o skutočnú synchronizáciu, takže pri priraďovaní štítka k e-mailu z pracovnej plochy sa táto zmena prejaví na serveri (pokiaľ lokálna a názvy kategórií servera sa zhodujú).

Bonus: rýchle vyhľadávanie z kategórií

Ak chcete z kategórií vyťažiť ešte viac, môžeme ich ukotviť na paneli rýchleho prístupu (zoznam tlačidiel, ktorý sa nachádza nad pásom s nástrojmi) filter na rýchle vyhľadávanie podľa kategórie.

"

Na to musíte najskôr aktivovať režim vyhľadávania>" "

Samozrejme, v predvolenom nastavení nám vyhľadávanie v Outlooku poskytuje výsledky zo všetkých poštových priečinkov pri spustení vyhľadávania zo záznamu doručenej pošty, a to správanie ovplyvňuje aj filter kategórií, ktorý sme práve pripli.Ak to chceme zmeniť, aby sme získali výsledky iba z aktuálneho priečinka, musíme prejsť na Súbor (modré tlačidlo) > Možnosti > Hľadať a tam vybrať Zahrnúť výsledky iba z aktuálneho priečinka. Ak v budúcnosti budeme chcieť vykonať vyhľadávanie, ktoré zahŕňa všetky priečinky, nie je problém, pretože v paneli vyhľadávania je možnosť túto možnosť zmeniť pre konkrétne prípady (bez zmeny predvolenej možnosti)."